ขั้นตอนในการนำโปรแกรม ERP มาใช้ในองค์กร แล้วประสบความสำเร็จ

วิธีการเลือกโปรแกรม ERP ให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ มีดังนี้

1. การเลือกโปรแกรม ERP โดยจะเน้นดูโครงสร้างสถาปัตยกรรมซอฟต์แวร์ ผลการประมวลผล ฟังก์ชั่นการทำงานต่างๆ ว่ารองรับการใช้งานขององค์กรได้มากน้อยแค่ไหน จุดไหนที่ทำไม่ได้มีแนวทางในการแก้ปัญหาอย่างไรที่เหมาะสม ปัจจุบันโปรแกรม ERP ที่มีชื่อเสียงระดับโลกราคาหลายล้านบาท ก็ยังใช้งานได้ไม่เต็มระบบ ขาดความยืดหยุ่น บางส่วนละเอียดซับซ้อนมากเกินไปไม่เหมาะสมกับองค์กร ขาดทีมงานติดตั้ง และต้องดูวิธีการติดตั้งขึ้นระบบใช้ระยะเวลาเท่าใด
2. การเสนอขายโดยเน้นเพื่อให้งานสำเร็จ ทีมผู้จัดหาซอฟต์แวร์ควรมี เพื่อให้การติดตั้งและขึ้นระบบสำเร็จ มีดังนี้
   • มีแผนติดตั้งขึ้นระบบก่อนเลือกซอฟต์แวร์ ทีมเลือกซอฟต์แวร์ต้องแจ้งความต้องการ เป้าหมายขององค์กร โครงสร้างและวัฒนธรรมขององค์กรตั้งแต่เริ่มโครงการครั้งแรก ก่อนที่ผู้ขายจะเสนอราคา ผู้ขายต้องคิดล่วงหน้าถึงแนวทางในการติดตั้งและวางระบบให้ง่ายและมีประสิทธิภาพที่ดีที่สุด ในเวลาที่เหมาะสม
   • เข้าใจธุรกิจของตนเองอย่างชัดเจน ทีมเลือกซอฟต์แวร์ต้องเข้าใจธุรกิจขององค์กร และสังเกตุวิธีการนำเสนอของผู้ขายโปรแกรม ERP ว่าเข้าใจและใช้งานกับธุรกิจขององค์กรได้เพียงใด ผู้ขายซอฟต์แวร์ต้องแสดงรายละเอียดโปรแกรม ERP และแนวทางในการติดตั้งขึ้นระบบ ได้ชัดเจนว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์ที่องค์กรตั้งไว้
   • ผู้ที่มีส่วนร่วมในการขึ้นระบบ การเปลี่ยนแปลงในขั้นแรกอาจจะไม่เปลี่ยนในทุกฝ่าย แต่ผู้บริหารระดับสูง (CEO) ต้องสนับสนุนทีมงานในการคัดเลือกผู้ขายซอฟต์แวร์ กำหนดวันเวลาที่ควรเสร็จของโครงการ ต้องเตรียมผู้รับผิดชอบของหน่วยงานต่างๆ ในการขึ้นระบบ และให้พนักงานของบริษัทยอมรับ
3. การตรวจสอบลูกค้าอ้างอิง เพื่อสร้างความมั่นใจเกี่ยวกับความรับผิดชอบต่อลูกค้าของผู้ขาย ตรวจสอบผลงานเกี่ยวกับความสามารถของระบบโปรแกรม ERP ความรู้ในการติดตั้งขึ้นระบบ และการ Support ต่างๆ
4. เข้าใจวิธีการติดตั้ง ผู้ขายโปรแกรม ERP ที่ได้รับคัดเลือกต้องมีแผนการขึ้นระบบที่ละเอียดชัดเจน สามารถลงมือปฏิบัติได้แล้วเสร็จในระยะเวลาที่เหมาะสม และให้ผลลัพท์ตามที่องค์กรตั้งใจไว้ ทีมคัดเลือกโปรแกรม ERP ต้องสรุปประวัติผู้ขายซอฟต์แวร์ทุกรายเพื่อประกอบการตัดสินใจ รู้เวลาที่ใช้ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปิดโครงการ เพื่อป้องกันปัญหาหลังจากที่มีการติดตั้งโปรแกรม ERP
5. วิธีการติดตั้งและขึ้นระบบ โปรแกรม ERP ที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้บรรลุตามที่ต้องการ ทีมผู้ขายจะต้องมีความเชี่ยวชาญในการจัดการ ดังนี้
   • การรวบรวมความต้องการและการทำงานปัจจุบันขององค์กร
   • การออกแบบระบบ กำหนดแผนการทำงานให้เข้ากับระบบ
   • การเตรียมข้อมูลขั้นต้น ข้อมูลหลัก ในการขึ้นระบบ
   • การติดตั้งโปรแกรม ERP
   • สอนการใช้งานโปรแกรม ERP ให้แต่ละหน่วยงานได้เรียนรู้การใช้งานจริงๆ
   • ประเมินผลการใช้ของทุกหน่วยงาน และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
   • ใช้งานจริง (Go Live)