โปรแกรม ERP คืออะไร?

โปรแกรม ERP คืออะไร? และสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร?

โปรแกรม ERP (Enterprise Resource Planning) คือ โปรแกรมหรือซอฟแวร์สำหรับการวางแผนการจัดการทรัพยากรรวมทั้งหมดขององค์กร โดยจะรวมข้อมูลของทุกฝ่าย เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายผลิต ฝ่ายคลัง และฝ่ายบัญชี เป็นต้น มารวมไว้ในฐานข้อมูลหรือ Database ขององค์กร เพื่อให้ผู้บริหารหรือทุกฝ่ายสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการตัดสินใจและดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว

ERP เป็นซอฟแวร์ที่ใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้ข้อมูลร่วมกันทุกฝ่ายในองค์กร สามารถเชื่อมข้อมูลทั้ง Supply Chain มาช่วยตัดสินใจในการดำเนินงานทุกฝ่ายขององค์กร เช่น ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายบัญชีการเงิน เป็นต้น

นอกจากนี้ ระบบERP ยังเกี่ยวข้องกับความต้องการและการดูแลติดตามลูกค้าทั้งภายในและภายนอกบริษัทดังนั้นจึงเป็นระบบสารสนเทศที่จำเป็นสำหรับบริษัทดีกว่า e-commerce ช่วยให้บริษัทจัดการทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพ สามารถให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้น แก้ไขปัญหาที่เกิดกับลูกค้าได้ง่ายขึ้น ทำให้การผลิตรวดเร็วตามที่ลูกค้าต้องการ เช่น ลูกค้าสั่งซื้อสินค้าจากระบบออนไลน์ สามารถเลือกสินค้าได้อย่างรวดเร็วจากแคตตาล็อค ส่วนใบสั่งซื้อจะจัดทำและส่งไปฝ่ายผลิตอัตโนมัติ ข้อมูลป้อนเพียงครั้งเดียวจะส่งข้อมูลไปยังทุกฝ่าย โดยฝ่ายบัญชีไม่ต้องบันทึกรายการใหม่เพราะการบันทึกข้อมูลจะทำเพียงครั้งเดียวเหมือนกันทั้งระบบ ทำให้ธุรกิจมีข้อมูลที่มีประสิทธิภาพในแต่ละส่วน เกิดความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น ยกระดับเพิ่มศักยภาพหัวหน้างานและพนักงานทุกแผนก การทำงานเชิงวิเคราะห์บริหารมากขึ้น

โปรแกรม ERP เป็นภาพสะท้อนกระบวนการทางธุรกิจในองค์กรหนึ่ง เช่น การเติมเต็มสินค้าตามคำสั่งซื้อ การผลิตตามยอดคำสั่งซื้อสินค้าที่เข้ามาถึงบริษัท ซึ่งดีกว่าโปรแกรมขนาดเล็ก สามารถประหยัดได้หลายร้อยเท่าจากการใช้ระบบหลังจากติดตั้งเสร็จแล้ว สามารถปรับปรุงและเพิ่มขีดความสามารถในการใช้งานของแต่ละกระบวนการต่างๆ หรือบางฝ่ายได้ แล้วเชื่อมไปยังฝ่ายอื่นๆ หรือโรงงานที่อยู่ต่างจังหวัดได้ เช่น บริษัทผลิตชิ้นส่วนยานยนต์อยู่จังหวัดระยอง สามารถรับข้อมูลอัตโนมัติ จากบริษัทที่อยู่จังหวัดเชียงใหม่ได้อย่างง่ายดาย การไหลของข้อมูลในแต่ละองค์กรจะเชื่อมต่อกันอัตโนมัติ สามารถกำหนดตั้งค่าให้ผู้ใช้งานสามารถเข้ามาดูข้อมูลที่ตนเองต้องการนำมาใช้ ระบบเชื่อมต่อได้หลายภาษา หลายสกุลเงินอัตราแลกเปลี่ยน หลายสถานที่ ได้ทั่วโลก ซึ่งทำให้หัวหน้างาน ผู้บริหารระดับสูงสามารถนำผลลัพท์ที่ได้ ไปใช้ในการประกอบการวิเคราะห์ตัดสินใจ เพื่อการบริหารองค์กรได้เป็นอย่างดี

การที่หลายองค์กรต้องการนำโปรแกรม ERP มาทดแทนการทำธุรกรรมแบบเดิม เนื่องจาก

1. เพื่อให้สามารถปรับปรุงผลการดำเนินงานทางธุรกิจ ในด้านต่อไปนี้
   • การลดเวลาในวัฏจักรการทำงาน
   • เพิ่มความสามารถในการเคลื่อนย้ายสินค้าในธุรกิจให้รวดเร็วขึ้น
   • ลดสินค้าคงคลัง
   • ปรับปรุงการเติมเต็มคำสั่งซื้อสินค้า
2. สนับสนุนความต้องการเจริญเติบโตทางธุรกิจ ในด้านต่อไปนี้
   • ผลิตภัณฑ์ใหม่ และลูกค้าใหม่
   • ความต้องการในยุคดิจิทัลรวมถึงต้องมีหลายภาษา และหลายสกุลเงินตราต่างประเทศ การใช้อุปกรณ์บาร์โค้ด
3. ทำให้เกิดความยืดหยุ่นในการทำงาน สนับสนุนการตัดสินใจแบบ Real Time และปรับปรุงการตอบสนอง ทางธุรกิจข้ามองค์กรได้
4. สร้างความได้เปรียบการแข่งขันกับคู่แข่ง ในอุตสาหกรรมขนาดกลางและขนาดย่อม
   • เพิ่มฟังก์ชั่นใช้งานที่มีต้นทุนที่เหมาะสม
   • เครื่องแม่ข่ายหรือ Server เป็นเทคโนโลยีระบบเปิด

     (เครดิต ดร.ทำนาย อภิปรัชญาสกุล)